Binnen een bedrijf wordt veel informatie vastgelegd. Vaak in notitieblokken, in losse documentjes, in Excelsheets. Die documenten worden her en der opgeslagen en zijn vaak lastig terug te vinden.

Oplossing

Om dat probleem deels op te lossen, maken wij veel gebruik van LucidChart. Een overzichtelijke en zeer eenvoudige oplossing voor het vastleggen van documenten voor van alles en nog wat. Binnen Conneo Software gebruiken wij het voor allerlei doelen:

  • Plan van Aanpak
  • Ontwerp van software-oplossing
  • Gespreksnotities
  • Stroomdiagrammen
  • Snelle schetsen

Natuurlijk zijn er ook veel andere oplossingen waarmee informatie en documenten vastgelegd worden. Belangrijk is dat je een oplossing kiest die bij je past en waar je een goed gevoel bij hebt.

Aandachtspunten

Bij het kiezen van een documentoplossing zijn een aantal aandachtspunten.

  • Is het een cloud-oplossing, of is het software dat je op je eigen server installeert?
  • Als het een cloud-oplossing is, kun je dan gemakkelijk je documenten weer downloaden of backuppen? In het geval van LucidChart wordt er bijv. automatisch een backup naar Google Drive gemaakt. Dat is een veilig gevoel.
  • Kun je gemakkelijk samenwerken met meerdere mensen, in hetzelfde document?
  • Is er een vorm van versiebeheer?
  • Kunnen eenvoudig tekeningen en schetsen gemaakt worden, hoeveel vrijheid heb je als gebruiker?

Zomaar wat dingen om over na te denken.

 

Advies

Met alle mogelijke oplossingen die er zijn voor het beheren van documenten, zou je door de bomen het bos niet meer zien. Het kan dan goed zijn om een adviseur mee te laten denken over de oplossingen die bij jouw bedrijf het beste passen.

 

Meer lezen

Misschien helpt mijn artikel 5 tips bij het kiezen van nieuwe software je ook verder.