12 manieren om te besparen op administratiekosten voor drukkerijen

Marges staan onder druk

In de hedendaagse drukkerij staan marges onder druk en worden relatief veel kleine orders verwerkt. Dat zorgt er voor dat er naar verhouding veel administratiehandelingen gedaan moeten worden om die orders te verwerken. In dit artikel geef ik 12 tips om te besparen op administratiekosten voor drukkerijen.

Wat is administratie

Onder administratie versta ik alle handelingen die op een computer uitgevoerd worden om te komen tot het uit te leveren product.

Veel voorkomende administratieve werkzaamheden in een drukkerij zijn:

Order invoer
Offertes opstellen
Bestandscontrole en archivering
Bestanden op inslag zetten
Proeven opmaken / opzoeken en naar klant sturen
Email communicatie met klanten
Werkuren registreren
Inkooporders opstellen
Voorraad gereed product administreren
Verzendetiketten aanmaken
Pakbonnen, doosetiketten en palletkaarten maken
Track & Trace info vastleggen / versturen

Tijd en fouten

Als deze handelingen kosten tijd (en dus geld) en geven een kans op fouten. Het is zaak om beiden tot een minimum te beperken, daarom geef ik je een aantal tips hoe je deze administratie kunt minimaliseren.

1. Minder werk met order invoer

Om te komen tot minder order invoer zijn er veel mogelijkheden. Een aantal van de dingen die ik noem, zul je al wel gebruiken. Toch is het goed om ook dan nog eens kritisch te kijken of je daar wat kunt verbeteren.

Webshop

Een voor de handliggende stap is het opzetten van een webshop. Niet alleen creëer je daarmee een online etalage, ook worden (mits er een koppeling met je bedrijfssoftware is) de orders automatisch ingeboekt. Een webshop is met name interessant voor het verkopen van generieke producten. Door in de webshop een goede uploader, met ingebouwde bestandscontrole) te integreren, hoeft er door de DTP-afdeling ook minder controletijd besteed te worden.

Klantenportal

Waar een webshop vaak een meer open karakter heeft, is een klantenportal doorgaans een afgesloten omgeving, waar klantspecifieke producten te bestellen zijn (huisstijl items). Een historie van offertes en orders is opvraagbaar door de klant, zodat hij niet hoeft te bellen met vragen.

Een klantenportal kan geïntegreerd zijn in een webshop. Na het inloggen worden dan de huisstijlzaken en het archief zichtbaar.

(XML) koppeling

Vaak gebruiken grote klanten (zoals bijvoorbeeld een verzekeraar of een hogeschool) intern een inkoopapplicatie, zoals Brandspot of SAP waarmee medewerkers van de verschillende afdelingen hun drukwerk kunnen bestellen. Dagelijks worden vanuit deze inkoopapplicaties emails verstuurd naar de drukkerij. Deze emails worden geautomatiseerd gegenereerd en kunnen daarom vaak prima geautomatiseerd uitgelezen worden. Met de informatie die dan verkregen wordt, kan door de 'uitleessoftware' dan een order aangemaakt worden in je bedrijfssoftware. De meeste moderne bedrijfssoftwarepakketten, zoals bijv. Multipress hebben de mogelijkheid om geautomatiseerd orders aan te maken.

OCI

Via het OCI protocol kan vanuit een inkoopapplicatie een webshop van een leverancier, zoals de drukkerij, opgevraagd worden. Mocht een klant vragen naar een OCI webshop, of OCI punchout, neem dan eens contact met ons op. Dit zijn vaak specialistische oplossingen, die niet kant en klaar van de plank komen. Maar het zorgt er wel voor dat je jouw webshop volledig integreert in het inkoopproces van jouw klant. Terwijl je zelf de regie houdt over de producten die je in de webshop aanbiedt.

Calculatietool voor wederverkopers

Wanneer je veel werkt met wederverkopers, bijv. reclamebureaus of drukwerkmakelaars, dan kun je hen natuurlijk een login voor je webshop geven. Maar slimmer is het om hen een laagdrempelige calculatietool aan te bieden. In deze online prijslijst kunnen ze heel snel artikelregels aan een order toevoegen. In combinatie met een goede uploader is het bijvoegen van bestanden dan een kleine moeite.

Je kunt hierin nog een stap verder gaan en de hele documentenstroom uit handen nemen. Door offertes en orderbevestigingen in de huisstijl van je klant te versturen, geef je hem een instrument in handen om zijn business mee uit te voeren.

Het grote voordeel voor jou is dat de orders direct binnenlopen in de bedrijfssoftware.

2. Minder werk met offertes opstellen

De hierboven genoemde webshop, klantenportal en calculatietool zorgen uiteraard voor minder administratiewerk rond het maken van offertes. De klant vult namelijk zijn eigen offerte in met deze oplossingen.

Door ook zelf van een snelcalculatietool gebruik te maken kan een deel van het offertewerk bij de dure orderbegeleiders weggehaald worden en door de telefonist(e) uitgevoerd worden. Voor standaard producten als briefpapier en visitekaartjes kan hij of zij ook de offerte laten berekenen. De prijs kan dan telefonisch gegeven worden, waarna met één druk op de knop een nette offerte verstuurd wordt.

De orderbegeleiders kunnen zich dan richten op hun vak, het adviseren van klanten bij mooie grafische producties.

3. Bestandscontrole en -archivering

Dagelijks worden heel veel bestanden aangeleverd door de verschillende klanten. Via WeTransfer, via FTP, of gewoon per mail. De controle en verwerking van deze bestanden kost dagelijks veel tijd.

Om op dit gebied efficiënter te gaan werken kun je denken aan de volgende oplossingen.

Uploader met bestandscontrole, gekoppeld aan webshop

Door gebruik te maken van uploadsoftware met ingebouwde controle krijgt de klant direct een terugkoppeling of zijn bestand voldoet aan de basiseisen voor productie. Op de volgende onderdelen zou minimaal gecontroleerd moeten worden:

Resolutie
Formaat / Beeldverhouding
Kleuren (CMYK / PMS / Geen RGB)

Door het aangeleverde beeld direct te tonen in de verhouding zoals het geproduceerd wordt, ziet een klant direct of het formaat correct is.

Uploader voor achteraf aanleveren bestanden

Een uploadtool zoals hierboven kan in de ideale situatie ook ingezet worden om klanten bestanden aan te laten leveren voor handmatig aangemaakte orders. Een orderbegeleider kan dan eenvoudig door het invoeren van het ordernummer een link naar de uploadpagina voor die order aanmaken. Deze link wordt dan per email naar de klant gestuurd, of beschikbaar gemaakt in de klantenportal. Daarna kan de klant zijn bestanden aanleveren.

Archivering van ontvangen bestanden

Door de bestanden na het uploaden door de klant direct op te slaan in een handige mappenstructuur, wordt een consistent en logisch archief opgebouwd.

Aanvullende controles

Door middel van programma's als Pitstop Server en Callas is het mogelijk om geautomatiseerd bestanden te laten controleren. Door deze programma's op te nemen in de automatische bestandsrouting, worden eventuele problemen aan het begin van het bestelproces onderkend, en niet pas als de order in productie gaat. Een automatische signalering en emailfunctie kan dan helpen om de klant of orderbegeleider direct te informeren.

4. Bestanden op inslag zetten (impositie)

DTP-ers zijn vaak druk met het op inslag zetten van drukbestanden. Er zijn meerdere oplossingen op de markt om deze werkzaamheden te automatiseren. Een aantal voorbeelden:

Deze lijst is niet compleet, aanvullingen zijn welkom!

5. Proevenverkeer automatiseren

Een veelgehoorde klacht is dat het zoveel tijd kost voordat in overleg met de klant de proefdrukken akkoord zijn. Vaak wordt er meerdere keren over gecommuniceerd en bestaat dan nog het risico dat een verkeerde versie wordt opgeslagen, omdat alle communicatie via email wordt gedaan. Om dit efficiënter te laten verlopen, zijn de volgende oplossingen denkbaar.

Web2Print software

Met online Web2Print software kan een klant zelf zijn documenten opmaken, eventueel binnen een afgedwongen huisstijl. Dat zorgt er voor dat klanten zelf de eindcontrole doen en er bij de bestelling direct een goedgekeurde PDF wordt meegeleverd. Veel softwarepakketten, waaronder Multipress, hebben functionaliteit voor Web2Print. Ook pakketten als XpressionManager en Digital Store Front kennen deze functionaliteit.

Proeven portal

Voor het proevenverkeer dat niet via Web2Print opgelost kan worden, zou een online proeven portal ingericht kunnen worden. In deze portal zijn dan de verschillende versies van de proefdruk te bekijken en te voorzien van commentaar. Doordat de portal zelf emailmeldingen stuurt, zijn zowel klant als DTP-er altijd op de hoogte als er een nieuwe versie of opmerkingen geplaatst worden. Dat bespaart veel tijd en vermindert de kans op fouten. Met Conneo Flow is een dergelijke portal op maat door ons in te richten.

6. Email centraliseren

Email is een grote tijdverslinder. Veel tijd wordt verloren door het zoeken naar oude emails. En omdat iedereen zijn eigen persoonlijke mailbox heeft, is de informatie rond een project of opdracht vaak ook niet compleet.

In onze visie zou email gezien moeten worden als één van de communicatiekanalen, net als telefoon of Whatsapp. De informatie die via dat kanaal in en uit gaat zou niet in een mailbox moeten blijven staan, maar naar een centraal communicatieplatform doorgezet moeten worden. Door alle communicatie in één centrale database vast te leggen, kan iedereen met de juiste rechten de informatie opvragen en informatie toevoegen. Het wordt dan ook eenvoudiger om taken toe te kennen en af te vinken.

7. Werkuren registreren

Veel MIS / ERP applicaties hebben een ingebouwde functie voor het vastleggen van gewerkte uren. Het is heel belangrijk dat deze functie laagdrempelig is en bijv. door middel van een barcodescanner bediend kan worden.

Voor medewerkers met een vaste werkplek is dit een prima oplossing. Maar voor medewerkers die veel onderweg zijn, bijv. verkopers / adviseurs of monteurs van reclameborden is dit minder handig. Zij moeten opschrijven wat ze gedaan hebben en dat 's avonds invoeren.

Een oplossing hiervoor is een eenvoudige mobiele app, waarmee heel snel een opmerking en het aantal uur bij een order vastgelegd kunnen worden. Waar zo'n app niet beschikbaar is, maar er wel mogelijkheden zijn om software te koppelen aan de bedrijfssoftware, kan Conneo Software een app ontwikkelen die realtime gekoppeld is. Dat haalt een flink stuk frustratie weg, waardoor medewerkers met meer plezier hun werk doen. En daarnaast is op kantoor direct inzichtelijk als de werkzaamheden uitgevoerd zijn.

8. Inkooporders automatiseren

Samenwerken heeft de toekomst. Ook bij drukkerijen is er steeds vaker sprake van een veel breder aanbod dan dat wat zelf geproduceerd wordt. Met name bij druk- en printopdrachten betekent dat veel werk om te zorgen dat de juiste drukbestanden bij de leverancier aankomen. Ook het monitoren of de leverancier de bestelling al geleverd heeft (al dan niet als dropshipping naar de eindklant of naar de drukkerij), brengt de nodige communicatie met zich mee.

Waar de bedrijfssoftware dit niet ondersteund, is het de moeite waard om te kijken of er via aanvullend maatwerk, eventueel via een externe partij als Conneo, een laagdrempelige oplossing gemaakt kan worden. Hoe mooi zou het zijn als met één druk op de knop alle openstaande inkopen zichtbaar zijn en als de communicatie met de leverancier via diezelfde applicatie verloopt.

9. Voorraadbeheer

Voorraadbeheer lijkt eenvoudig, maar in de praktijk blijken bedrijven toch telkens op een andere manier hiermee om te gaan. Wanneer een magazijn nog klein is, gaat het allemaal wel goed. Dan loopt de medewerker met de pakbon een rondje en zet alles klaar. Maar langzamerhand komen er stellingen bij, en voordat je het weet is de medewerker een aantal uur per dag bezig met het orderpicken, inboeken van ontvangsten en het bijhouden van de voorraad.

Er zijn verschillende mogelijkheden om het voorraadbeheer te automatiseren.