Verstopt in een hoekje van het bedrijf, dicht bij de achterdeur, is het kantoortje van Marleen. Elke dag controleert zij alle zendingen en zorgt ervoor dat alles piekfijn verpakt staat, klaar om opgehaald te worden. In de loop van de middag worden alle goederen opgehaald en zit haar taak er weer op. Met een voldaan gevoel verlaat zij aan het einde van de dag haar kantoor om weer naar huis te gaan. Ze werkt met veel plezier op de afdeling expeditie.

Was dat maar waar! Tijd om terug te keren naar de realiteit! Jammer genoeg gaat het meestal niet zo soepel als hier omschreven wordt. Elke dag is het weer een race tegen de klok om alle zendingen de deur uit te krijgen. Alle orders moeten ingevoerd worden in de systemen van de verschillende vervoerders, vaak hebben klanten ook nog hun eigen eisen als het gaat om stickers die op de dozen geplakt moeten worden en ga zo maar door.

Tijd om de goederen nog even te controleren is er meestal niet, waardoor klanten regelmatig bellen om te zeggen dat er iets mist, of dat er niet volgens afspraak verpakt of gelabeld is. Om nog maar te zwijgen over al die klanten die bellen om te vragen wanneer zij hun pakketje kunnen verwachten.

Marleen gaat aan het einde van de dag moe en chagrijnig naar huis. Blij dat er weer een dag voorbij is. Ze wordt er moedeloos van en vraagt zich af of het echt niet beter kan, zodat alle klanten tevreden zijn en zij waardering voor haar werk krijgt.

 

Het kan gelukkig ook anders! Op 4 belangrijke punten kunnen door gerichte automatisering grote verbeteringen worden doorgevoerd:

 

Stap 1: Inboeken van zendingen automatiseren

Door zending gegevens geautomatiseerd door te boeken vanuit de bedrijfssoftware naar de vervoerder, worden fouten voorkomen en neemt het boeken van de zendingen nog maar een fractie van de oorspronkelijke tijd in beslag.

 

In Conneo Ship boek je in een paar simpele stappen de zending:

  • Ordernummers scannen, verzendgegevens worden automatisch ingevuld
  • Aantal dozen of pallets opgeven
  • Zending inboeken met één druk op de knop
  • Etiketten worden geprint en de track&trace informatie wordt opgeslagen

 

Een kind kan de was doen!

 

Stap 2: Doosetiketten automatiseren

Klanten hebben vaak specifieke wensen als het gaat om doosetiketten. Om te voorkomen dat er vergissingen gemaakt worden is het aan te bevelen om de aanmaak van doosetiketten te automatiseren.

Door dit proces te koppelen aan de bedrijfssoftware, kan een deel van et etiket al ingevuld worden. Als ook de specifieke wensen per klant worden meegenomen (bijvoorbeeld: ‘klantnaam altijd rechtsboven vermelden’), zorgt de software ervoor dat dit voor elke toekomstige order zo gedaan wordt. Ook hiervoor geldt dat er efficiënter gewerkt gaat worden en zo veel tijd kan worden bespaard. Geen gepruts meer in de Dymo labelsoftware, maar gewoon direct uitprinten vanuit de verzendapplicatie.

 

Conneo Ship heeft een handige module voor het aanmaken van doosetiketten.

 

Stap 3: Palletkaarten automatiseren

Net als bij het automatiseren van doosetiketten, ie er ook winst te behalen bij het automatisch uitprinten van palletkaarten. Direct gevuld met informatie uit de order kan met 1 druk op de knop een palletkaart in de huisstijl van het bedrijf worden geprint. Deze taak wordt bij veel bedrijven regelmatig uitgevoerd op de afdeling expeditie. En kost ongemerkt toch wel veel tijd.

 

Stap 4: Track & Trace emails versturen

Door de track & trace informatie van de zendingen naar de betreffende klanten te e-mailen, zullen uw klanten veel minder vaak telefonisch informeren naar de status van hun zending. Dit kan u erg veel tijd besparen. Veel vervoerders bieden de mogelijkheid om een track & trace mail te versturen naar de ontvanger.

Om te voorkomen dat uw klant telkens andere e-mails krijgt, afhankelijk van de vervoerder, kunt u er ook voor kiezen om zelf uw klanten van deze track & trace informatie te voorzien. Deze e-mails kunnen dan worden opgemaakt in uw eigen huisstijl. Dat geeft een uniforme en professionele uitstraling. Bovendien kunt u uw klanten er dan ook op wijzen, indien deze informeren naar de levering van hun zending, dat ze daarover al per e-mail over zijn geïnformeerd.

 

Uiteraard biedt Conneo Ship ook deze mogelijkheid.

 

Is er ruimte voor verbetering op de afdeling expeditie?

Dus, misschien is het wel tijd om nog eens kritisch naar het expeditie proces te kijken. Er valt meestal veel tijd te winnen! Neemt u deze 4 verbeterpunten eens onder de loep en bekijk met een open mind de huidige werkwijze. Zo creëert u niet alleen ruimte voor verbetering van de expeditie-processen, maar ook nog eens voor verbetering in groei, kwaliteit en professionaliteit.

Lees ook hoe het Marleen nu vergaat, sinds de afdeling expeditie een flinke upgrade kreeg.