De uitdaging
Onze klant, een groeiende e-commerce retailer, opereerde in een complexe omgeving met drie verschillende systemen die cruciaal waren voor hun bedrijfsvoering. Ze verkochten hun producten via een Shopify webshop, gebruikten Exact Online voor de financiële administratie en orderbeheer, en werkten samen met fulfillment partner Pondres voor magazijnbeheer en verzending.
Door deze gefragmenteerde setup moesten medewerkers dagelijks orders handmatig overzetten tussen systemen. Webshop bestellingen werden handmatig ingevoerd in Exact Online, waarna ze opnieuw handmatig werden doorgegeven aan Pondres voor verzending. Dit arbeidsintensieve proces leidde niet alleen tot vertragingen in de orderverwerking, maar ook tot een hoge foutgevoeligheid en inconsistente voorraadgegevens in de webshop.
Bijzonder problematisch waren de zendingen naar het Verenigd Koninkrijk, die door de Brexit extra documentatie vereisten. Dit zorgde voor complexiteit in het verzendproces. Daarnaast was het verplaatsen van goederen van het lokale magazijn naar het centrale Pondres magazijn een tijdrovend proces dat veel administratieve handelingen vereiste.
Onze oplossing
Conneo ontwikkelde een centraal integratieplatform dat als intelligente hub fungeert tussen alle drie de systemen. Dit platform verbindt Shopify, Exact Online en Pondres in een naadloze, geautomatiseerde workflow.
Het hart van de oplossing is een geavanceerd orderverwerkingssysteem dat nieuwe bestellingen uit de Shopify webshop automatisch opvangt en direct verwerkt in Exact Online. Hierbij worden alle relevante gegevens zoals klantinformatie, productdetails en prijzen correct overgenomen. Het systeem implementeert een configureerbare wachttijd, waardoor het e-commerce team de mogelijkheid heeft om orders te controleren voordat ze doorstromen naar de volgende fase.
Na deze validatieperiode stuurt het platform de orders automatisch door naar Pondres voor fulfillment. Het systeem is intelligent genoeg om zendingen naar het Verenigd Koninkrijk te herkennen en past hiervoor automatisch een aangepaste aansturingsmethode toe. Hierbij worden de juiste douanedocumenten, EORI-nummers en HS-codes toegevoegd, wat zorgt voor een soepele internationale verzending.
Voor een accurate voorraadbeheersing synchroniseert ons platform continu de voorraadgegevens tussen alle systemen. Voorraadtellingen vanuit het Pondres magazijn worden in real-time verwerkt en automatisch bijgewerkt in de Shopify webshop. Dit voorkomt oververkoop en zorgt ervoor dat klanten altijd accurate voorraadniveaus zien.
Een belangrijk onderdeel van de oplossing is het geautomatiseerde artikelbeheer. Wijzigingen in productgegevens in Exact Online worden automatisch doorgestuurd naar Pondres, zodat de fulfillment partner altijd met de meest actuele artikelinformatie werkt. Dit zorgt voor consistentie in productnamen, beschrijvingen, afmetingen en gewichten in alle systemen.
Ten slotte heeft Conneo het proces van goederenverplaatsingen volledig gedigitaliseerd. Wanneer producten van het lokale magazijn naar Pondres worden verplaatst, genereert het systeem automatisch de benodigde transportdocumenten en picklijsten. Bij aankomst worden de goederen automatisch in het voorraadsysteem verwerkt, wat zorgt voor een transparante en efficiënte goederenstroom.
Het resultaat
De implementatie van ons integratieplatform heeft geleid tot een transformatie van de bedrijfsprocessen. De handmatige administratie is met 90% gereduceerd, waardoor medewerkers zich kunnen richten op waardetoevoegende activiteiten in plaats van gegevensinvoer.
De orderverwerking verloopt nu volledig geautomatiseerd, van webshop bestelling tot verzending. Orders worden binnen minuten verwerkt in alle systemen, waar dit voorheen uren of zelfs dagen kon duren. Dit heeft niet alleen de interne efficiëntie verbeterd, maar ook de klanttevredenheid verhoogd door snellere leveringen.
De nauwkeurigheid van voorraadgegevens in de webshop is drastisch verbeterd dankzij de 24/7 real-time synchronisatie. Klanten zien nu altijd de actuele beschikbaarheid, wat heeft geleid tot minder annuleringen en een hogere conversiegraad.
De speciale afhandeling van UK-zendingen verloopt nu moeiteloos, zonder de extra handmatige interventie die voorheen nodig was. Dit heeft geleid tot een significante vermindering van vertragingen en douaneproblemen bij internationale verzendingen.
Het management heeft nu toegang tot gedetailleerde dashboards die inzicht geven in de prestaties van de hele supply chain. Dit stelt hen in staat om datagedreven beslissingen te nemen en proactief te reageren op veranderingen in de markt.
Het platform is gebouwd met schaalbaarheid in gedachten, zodat het kan meegroeien met de expansieplannen van de klant. De modulaire architectuur maakt het mogelijk om in de toekomst eenvoudig nieuwe functionaliteiten en integraties toe te voegen.
"Met deze integratie kunnen we ons volledig richten op groei," aldus de E-commerce Manager. "Alle processen lopen automatisch - van order tot verzending en voorraadbeheer. We hebben niet alleen tijd en kosten bespaard, maar kunnen ook veel sneller inspelen op de behoeften van onze klanten."
Wilt u ook uw e-commerce processen stroomlijnen?
Herkent u de uitdagingen van werken met meerdere systemen? Conneo helpt u graag bij het integreren van uw e-commerce platform, ERP-systeem en fulfillment processen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor uw organisatie.